Vilkår for bruk og personvern

Hva Optiplan er

Optiplan er en nettjeneste fra Byggcon. Styret i borettslaget eller sameiet bruker den til å holde oversikt over bygningene, og Byggcon bruker den til tilstandsrapporter, vedlikeholdsplaner og energirådgivning.

Avtalen om tjenesten er mellom Byggcon og borettslaget eller sameiet (kundeavtalen). Vilkårene her gjelder deg som bruker.

Din konto

• Kontoen er personlig. Du logger inn med en engangskode på e-post. Ikke gi koden til andre.
• Si fra til oss på post@byggcon.no hvis du tror noen andre har brukt kontoen din.
• Når du går ut av styret, fjerner styrelederen eller Byggcon tilgangen din.

Slik bruker du tjenesten

• Bruk Optiplan bare til arbeidet i styret eller i Byggcon.
• Ikke last opp mer om personer enn det som trengs. Unngå bilder der personer kan kjennes igjen, og ikke legg inn opplysninger om beboerne.
• Ikke prøv å komme inn på sider eller data du ikke har fått tilgang til.

Rapporter og planer

Tilstandsrapportene viser vår faglige vurdering av bygningen den dagen vi var der. Vedlikeholdsplanen og kostnadene er anslag som hjelper styret å planlegge, ikke tilbud. Spør oss hvis noe er uklart før dere bestemmer noe stort.

Når tjenesten ikke virker

Vi gjør vårt beste for at Optiplan alltid virker, men kan ikke love det. Av og til må vi stenge en kort stund for vedlikehold. Vi tar sikkerhetskopi av dataene hver dag.

Endringer

Endrer vi vilkårene eller personverninformasjonen, ber vi deg lese og godta dem på nytt neste gang du logger inn.

Hvem som har ansvaret

Byggcon har ansvaret for opplysningene om deg i Optiplan (behandlingsansvarlig). Hvordan ansvaret er delt mellom Byggcon og borettslaget eller sameiet, står i kundeavtalen.

Hva vi lagrer om deg

• Navn, e-postadresse og telefonnummer hvis du har lagt det inn.
• Hvilket borettslag eller sameie du har tilgang til, rollen din i styret og styreperioden.
• Når du logget inn sist, og IP-adressen og nettleseren for innloggingen.
• Hva du har endret, og når (endringslogg).
• Varslene dine og hvilke varsler du vil ha på e-post.
• Når du godtok disse vilkårene, og hvilken versjon.
• For ansatte i Byggcon: stilling og kontor. Det står på rapportene.

Vi lagrer ikke opplysninger om beboerne.

Hvorfor vi lagrer det

• For at du skal kunne logge inn og se det du har tilgang til.
• For å sende deg innloggingskoder og varsler.
• For å vise hvem som har gjort hva, så styret og vi kan følge med.
• For å finne og rette feil. Feilloggen har ikke navn eller e-postadresse.

Grunnlaget er kundeavtalen med borettslaget eller sameiet. For ansatte er det arbeidsavtalen.

Hvem som ser opplysningene

• Styret ser hvem som har tilgang til borettslaget eller sameiet.
• Ansatte i Byggcon ser det de trenger for å hjelpe kunden.
• Leverandører vi bruker til drift (lagring i EU/EØS og e-post via Microsoft 365) behandler opplysninger for oss etter egne avtaler. KI-hjelpen får bare opplysninger om bygningen, aldri navn, e-postadresse eller telefonnummer.

Vi selger aldri opplysninger, og vi bruker dem ikke til reklame.

Hvor lenge vi lagrer dem

• Så lenge du har tilgang.
• Når du går ut av styret, står navnet ditt som «tidligere i styret», så neste styre vet hvem de kan spørre.
• Når borettslaget eller sameiet slutter, ligger dataene til kunden ber oss slette dem.
• Feilloggen slettes etter 90 dager.

Rettighetene dine

Du kan be om å få se, rette eller slette opplysningene om deg, og be om en kopi. Navn og telefon retter du selv under «Min profil». Kontakt oss på post@byggcon.no. Mener du at vi ikke følger reglene, kan du klage til Datatilsynet.

Kontakt

Byggcon, post@byggcon.no